Alors, comment s'assurer de leur efficacité ?

Par prudence, pour expliquer et simplifier, une réunion sur la sécurité est exactement comme son nom l'indique et est organisée par les entreprises pour promouvoir et mettre à jour les connaissances des employés sur la sécurité au travail. En règle générale, le présentateur a choisi un sujet/thème pertinent pour son secteur d'activité et son entreprise. Les réunions de sécurité sont l'occasion d'éduquer, de démontrer, de corriger les erreurs et, en fin de compte, de communiquer avec votre personnel sur le thème de la santé et de la sécurité.

Comme le dit EHS Insight, "des employés informés sont des employés sûrs". Ils peuvent bénéficier de l'interaction directe en face à face, de la possibilité de poser des questions/de fournir des informations ou de la motivation à suivre les politiques de sécurité de l'entreprise".

C'est exactement ce que les réunions de sécurité permettent aux entreprises de faire. Elles rassemblent tout le monde et permettent d'ajouter de la valeur et de l'importance à la santé et à la sécurité au travail. Comme la plupart des choses, les réunions de sécurité ne sont efficaces que si elles sont bien faites. Malheureusement, il est très facile de tomber dans le piège des réunions ennuyeuses et magistraux. Les réunions de sécurité deviennent rapidement le moment le plus redouté par tous lorsque l'on tombe dans ce piège.

Comment organiser une réunion de sécurité efficace ?

**Voici quelques conseils.

Planification. C'est l'une des étapes les plus importantes et les plus longues pour organiser une réunion de sécurité efficace. Commencez par planifier votre sujet/thème. Veillez à ce qu'il corresponde à votre secteur d'activité, mais surtout à votre entreprise. Ensuite, réfléchissez à l'endroit où se déroulera la réunion : quel est le meilleur endroit pour la tenir ? Si vous parlez des risques liés à l'équipement ou d'un accident évité de justesse sur un équipement et de la manière dont il a été corrigé, pourquoi ne pas organiser cette réunion à proximité de l'équipement ? Ce n'est qu'un exemple, mais il s'agit de s'assurer que vous pensez toujours de manière logique, même en ce qui concerne le lieu de votre réunion de sécurité, lorsqu'il s'agit d'en maximiser l'efficacité.

**Cohérence Il est essentiel d'organiser régulièrement des réunions de sécurité pour rester au fait des problèmes, des défis et des informations pertinentes. Il est également essentiel de veiller à ce que les réunions de sécurité soient brèves et ciblées. Si vous essayez d'en faire trop au cours d'une réunion, vous perdrez votre auditoire, car la durée d'attention est courte pour ces sujets. La meilleure idée ? Planifiez ces réunions le deuxième mercredi de chaque mois, en milieu de semaine. Les gens s'y attendent et peuvent planifier en conséquence ; ils savent également qu'ils sont importants et appréciés s'ils sont organisés régulièrement. Veuillez éviter les lundis et les vendredis et les programmer en début de journée, avant qu'il n'y ait trop de choses à faire. Cela permet d'éviter les distractions et de s'assurer que l'auditoire est pleinement attentif à la réunion.

**Interaction + visuels Utilisez des supports visuels. Mettez la main à la pâte lorsque vous le pouvez. Distribuez des documents. Mais surtout, soyez interactif. Laissez toujours du temps pour les questions et essayez d'influencer les discussions - changez la personne qui planifie et présente les réunions sur la sécurité. Demandez aux employés de vous faire part de leurs commentaires sur les réunions précédentes, puis demandez-leur de vous indiquer les sujets dont ils souhaitent réellement entendre parler. Évitez les discussions hors sujet, car elles peuvent également être source de distraction et ne font que prolonger la réunion. Un moyen d'éviter cela est d'envoyer l'ordre du jour de la réunion à l'avance et de gérer ensuite les questions qui se posent tout au long de la réunion. Sensibilisez les participants et encouragez-les à participer.

Clôture de la réunion/suivi. Terminez toujours par un résumé de ce qui a été abordé. Par exemple, si vous avez élaboré un plan d'action, assurez-vous qu'il est défini et que tous les participants connaissent et comprennent leurs responsabilités. Envoyez ensuite un suivi comprenant les notes de la réunion et les prochaines étapes. Veillez à ce que le suivi soit bref, tout comme la réunion, et à ce que tous les points soient clairs. Mettez l'accent sur les points positifs à retenir et veillez à ce que les participants reçoivent ce document dans les 24 heures suivant la fin de la réunion. Les participants ont ainsi la possibilité d'assimiler la réunion, d'examiner le suivi, de vérifier leur compréhension et d'obtenir les éclaircissements nécessaires.

Conseils généraux

• Communiquez les détails de la réunion à l'avance et envoyez un rappel la veille.
• Commencez et terminez à l'heure. N'attendez pas les retardataires et ne recommencez surtout pas quand ils arrivent. Le temps de chacun est précieux. Laissez ces personnes lire les notes de réunion/le suivi.
• Soyez pertinent !!! Parlez de sujets qui s'appliquent vraiment, sinon vous perdrez rapidement votre public.
• Concentrez-vous sur l'interactivité et la valeur ajoutée à la sécurité sur le lieu de travail.
• Encouragez toujours la discussion et laissez de la place pour les questions - évitez simplement de vous éloigner du sujet.

En conclusion, comme pour toute chose, si vous voulez que les gens adhèrent et écoutent, vous devez en fin de compte apporter une valeur ajoutée, leur montrer que vous vous souciez d'eux et que vous avez consacré du temps et de la réflexion pour que la réunion ait de l'importance plutôt que d'être une simple formalité ou un cours magistral.

Les réunions sur la sécurité sont une excellente occasion d'améliorer votre lieu de travail et d'assurer la sécurité de vos travailleurs. La santé et la sécurité sur le lieu de travail sont essentielles, et les réunions sur la sécurité sont l'un des meilleurs outils à utiliser pour communiquer et faciliter les sujets pertinents, les changements et tous les autres problèmes/défis liés à la santé et à la sécurité.

Par : Sarah Laybolt, Industrial Safety Trainers Inc.